Hướng dẫn sử dụng phần mềm Outlook 2016 hiệu quả

Outlook 2016 là một trong những công cụ trao đổi công việc hiệu quả hiện nay. Tuy nhiên để có thể sử dụng phần mềm hiệu quả với các tính năng dành cho doanh nghiệp nhanh chóng không phải ai cũng biết. Nhất là đối với những bạn lần đầu trải nghiệm phần mềm. Vậy hãy bạn hãy cùng tìm hiểu hướng dẫn để có hiệu quả phần mềm tốt nhất. 

LINK TẢI PHẦN MỀM OUTLOOK 2016

Đăng nhập email vào Outlook 2016

Hướng dẫn sử dụng Outlook 2016 đầu tiên dành cho bạn đó là đăng nhập email. Cách thức đăng nhập mail vào phần mềm vô cùng đơn giản, bạn có thể tuân thủ theo cách sau. 

Bước 1:

Bạn khởi chạy phần mềm và bấm click vào file chọn đến Add Account. 

Chọn file và click vào Add Account
Chọn file và click vào Add Account

Bước 2: 

Lúc này bạn sẽ có 2 tùy chọn. Một là E-mail Account và hai là Manual Setup or additional server types. Trong đó tùy chọn E-mail Account sẽ tự động nhận diện cấu hình email và thiết lập email giúp bạn. Bạn chỉ cần nhập tên, email, mật khẩu, nhập lại mật khẩu rồi click vào Next để ứng dụng đăng nhập và đồng bộ địa chỉ email của bạn. Nếu trường hợp bạn không biết nhiều về cấu hình server mail hãy chọn tùy chọn này. 

Thông tin nhập trong tùy chọn E-mail Account
Thông tin nhập trong tùy chọn E-mail Account

Trường hợp nếu bạn chọn cấu hình thủ công còn lại sẽ xuất hiện 2 tùy chọn. Đó là sử dụng tài khoản email outlook.com của Microsoft hoặc là POP or IMAP với những email không thuộc Outlook. 

Nhập thông tin và chọn Next
Nhập thông tin và chọn Next

Và hầu hết là mọi người sẽ chọn POP or IMAP. Khi giao diện mới hình thành bạn click dấu tích vào POP or IMAP.

Bấm dấu tích vào POP or IMAP
Bấm dấu tích vào POP or IMAP 

Bước 3:

Bây giờ bạn hãy nhập thông tin mà hệ thống Outlook 2016 yêu cầu. Các thông tin bao gồm:

  • Tên người dùng
  • Địa chỉ người dùng
  • Loại giao thức quản lý gửi nhận mail, bạn nên chọn IMAP để đồng bộ email lên server. Mục tiêu là tránh bị mất email. 
  • Nhập địa chỉ server mail nhận các hộp mail đến. Thông thường sẽ là tên miền sau chữ @ trong địa chỉ email của bạn. 
Nhập thông tin yêu cầu
Nhập thông tin yêu cầu

Bước 4: 

Để tránh trường hợp mail bị chặn từ hệ thống tường lửa, bạn hãy chọn More Settings. Sau đó bạn click chọn Outgoing Server và chọn tiếp vào My outgoing server requires authentication. 

Bấm tích chọn
Bấm tích chọn

Cuối cùng khi nhập đầy đủ thông tin, bạn chọn Next, chọn Ok. Hệ thống phần mềm Outlook 2016 sẽ tiến hành kiểm tra, đăng nhập email của bạn. 

Sử dụng chức năng lọc các email quan trọng để riêng 

Tính năng này được phát triển nhằm giúp người dùng phân loại các email quan trọng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm email. Đây là một trong những tiện ích rất hữu hiệu mà người dùng nên biết. 

Theo đó để lọc email bạn hãy mở Outlook 2016 lên sau đó chọn vào file và chọn New. Các tùy chọn hình thành bạn click vào Search Folder. Sau đó một hộp thoại sẽ xuất hiện, tại đây bạn chọn vào Create a custom Search Folder. Tiếp đến bạn đặt tên cho thư mục vừa tạo và nhấn chọn Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bản thân muốn đưa vào. 

Lọc email riêng để không bỏ lỡ email quan trọng
Lọc email riêng để không bỏ lỡ email quan trọng

Thực hiện theo các yêu cầu rồi nhập thông số phù hợp là được. Cuối cùng khi hoàn tất bạn nhấn chọn Ok. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau. Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới xuất hiện ở dưới cùng danh sách hộp thư bên trái. Giờ đây bạn có thể giành thời gian để kiểm tra thư mục mà không bỏ sót các email quan trọng nào. 

Hướng dẫn giới hạn thông báo trên màn hình Desktop 

Trong công việc văn phòng, hàng ngày bạn sẽ nhận về hàng trăm, thậm chí là hàng ngàn email. Sau khi nhận email phần mềm sẽ thông báo email đến ra màn hình. Công việc này sẽ làm bạn khó có thể tập trung khi làm việc. Song với Outlook 2016 bạn có thể tối ưu công việc này bằng cách giới hạn lại thông báo email người nhận. 

Thực hiện giới hạn thông báo trên màn hình Desktop
Thực hiện giới hạn thông báo trên màn hình Desktop

Vậy để thực hiện tính năng này, trước tiên bạn hãy tắt hết thông báo trên màn hình Desktop ở thư mục Mail Options. Sau đó bạn tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ người cụ thể nào đó. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số đối tượng người gửi quan trọng. 

Lên lịch gửi email trong Outlook 2016

Nếu bạn là nhân viên văn phòng chủ yếu làm việc và hoạt động trong giờ hành chính nhưng lại có email cần send đi ngoài khung giờ này thì phải làm sao? Đừng lo lắng với Outlook 2016 bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ send mail. Với tính năng này bạn có thể hẹn giờ tự động để email tự gửi cho khách hàng.

Cụ thể sau khi soạn thảo content thư xong bạn lựa chọn thẻ Option rồi click vào Delay Delivery. 

Chọn thẻ Option và click Delay Delivery
Chọn thẻ Option và click Delay Delivery

Tại phần Do not deliver before, ban chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp lại. Cuối cùng bạn click vào gửi đến nguyên Microsoft Outlook ở hiện trạng hoạt động. Qua thời điểm bạn thiết lập thì thư sẽ được gửi đi đến khách hàng. 

Hoàn thành lệnh 
Hoàn thành lệnh

Kết luận

Trên đây là một số hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm Outlook 2016. Mong rằng qua đó, bạn có thể bỏ túi cho mình các thông tin thiết yếu để linh hoạt hơn khi sử dụng phần mềm tiên tiến này. 

Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *