Ghi nhớ cách căn lề trong Excel hay word thì đều rất cần thiết. Bởi khi thực hiện căn lề bạn sẽ có được file dữ liệu theo định dạng chuẩn, trông đẹp mắt và rất dễ theo dõi. Đặc biệt là khi in một file Excel đã được căn lề trước đó thường rất ít xảy ra lỗi. Và Phanmemgocvn tin rằng chỉ cần bạn bỏ ra 3 phút cho bài viết này thì về sau bạn sẽ chỉ mất 5 giây cho mỗi lần căn lề trong Excel.
Chi tiết cách căn lề trong Excel đơn giản, vô cùng dễ nhớ
Để giúp bạn có được file Excel đẹp mắt và không gặp bất cứ trục trặc nào khi in, Phanmemgocvn chia sẻ đến bạn chi tiết cách căn lề trong Excel. Bạn đừng lo, thao tác thực hiện căn lề khá đơn giản và dễ nhớ:
>>xem thêm: Tìm hiểu cách cách giảm dung lượng file excel mới nhất hiện nay
Cách căn lề trong Excel tiêu chuẩn, cực dễ nhớ
Để căn chỉnh lề trong Excel, bạn sẽ thực hiện theo từng bước sau đây:
Bước 1: Chuyển đổi đơn vị đo mặc định của Excel thành Centimeters
Trước khi căn lề chuẩn cho Excel, bạn cần tiến hành chuyển đổi đơn vị đo mặc định của Excel sang centimeters bằng thao tác sau:
- Thao tác 1: Đầu tiên hãy mở file Excel mà bạn muốn căn chỉnh lề chuẩn, tiếp đến chọn mục “File” trên thanh công cụ của word.
- Thao tác 2: Tùy chọn “Options”.
- Thao tác 3: Tại cửa sổ giao diện của “Excel Options, bạn click chuột vào mục “Advanced” trong số các tùy chọn bên trái màn hình.
- Thao tác 4: Tiếp đến sang giao diện bên phải màn hình, bạn đi đến mục “Display”, kéo chuột xuống nội dung bên dưới sẽ nhấp vào mục “Ruler units”, nhấn vào mũi tên và chọn Centimeters.
* (Ruler units – Đơn vị đo bao gồm tiểu mục: Default Units – đơn vị mặc định, Inches – xấp xỉ 25.4mm, Centimeters – cm, Millimeters – mm).
- Thao tác 5: Sau cùng click “OK”.
Như vậy là bạn đã chuyển đổi thành công đơn vị đo mặc định của Excel thành Centimeters thành công.
Bước 2: Căn chỉnh lề trong Excel
Bạn bắt đầu các thao tác căn chỉnh lề Excel như sau:
- Thao tác 1: Sau khi chuyển đổi đơn vị đo của Excel sang Centimeters xong, bạn nhấp chuột để quay lại trang Excel ban đầu. Trên thanh công cụ chọn “Page Layout”, click chọn “Margins” và tiếp tục nhấp chuột chọn “Custom Margins”.
- Thao tác 2: Bạn sẽ thấy xuất hiện cửa sổ Page Setup, tiếp tục nhấp chuột chọn tab “Margins”.
- Thao tác 3: Lúc này bạn sẽ bắt đầu căn chỉnh kích thước tiêu chuẩn của các lề trong trang Excel hoặc căn chỉnh lề theo ý muốn của mình với các tiểu mục: Header (tiêu đề đầu), Right (phải), Left (trái), Bottom (dưới),Top (trên), Footer (tiêu đề cuối).
- Thao tác 4: Sau cùng bạn click vào “OK”.
Như vậy là bạn đã hoàn thành xong các thao tác cần thiết để căn lề Excel tiêu chuẩn. Tiếp đến Phanmemgocvn sẽ giúp bạn căn lề của trang Excel trước khi in để bạn có được bản in Excel “đẹp không tì vết”.
>>Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng giãn dòng trong excel hiệu quả nhất
Cách căn lề trong Excel trước khi in giúp hạn chế tối đa lỗi
Trước khi in bản Excel bạn đừng quên việc phải kiểm tra tổng thể và tiến hành căn chỉnh lại lề cho file một lần nữa. Việc này giúp bạn phát hiện lỗi còn tồn tại và tiết kiệm thời gian in ấn tài liệu.
Các bước thực hiện căn lại lề trong Excel trước khi in như sau:
- Bước 1: Bạn mở file Excel muốn in.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn click vào “View”, tiếp đến chọn “Page Break Preview”. Việc này giúp bạn có thể xem các trang trong file Excel một cách bao quát.
Nhờ xem bao quát, bạn sẽ đánh giá được cách chia trang và căn chỉnh của file Excel hiện tại đã hợp lý hay chưa. Nếu thấy chưa hợp lý, bạn cần tiến hành ngắt trang và căn lại lề Excel theo hướng dẫn ở trên cho phù hợp.
Tựu chung lại, trước khi in ấn file Excel bạn cần kiểm tra tổng thể file từ cách căn lề trong Excel cho đến cách ngắt trang đã ổn chưa. Có như vậy bạn mới không gặp trục trặc nào khi in và không mất công in đi in lại nhiều lần.
Loạt điều bạn cần ghi nhớ khi căn lề trong Excel
1. Bạn cần nhớ kích thước căn lề chuẩn trong Excel
Kích thước căn lề đạt chuẩn của Excel như sau:
- Kích thước lề trên: 1,5cm – 2,0cm
- Kích thước lề dưới: 1,5cm – 2,0cm
- Kích thước lề trái: 2,5cm – 3,0cm
- Kích thước lề phải: 1,0cm – 1,5cm
Nếu bạn nhớ được các thông số này thì khi tiến hành căn chỉnh trong Excel sẽ rất nhanh. Đồng thời trang tính khi in ấn của bạn sẽ thể hiện được đầy đủ dữ liệu, sẽ không bị lệch và tổng thể nhìn vô cùng chuyên nghiệp.
>>Xem thêm: Download Excel 2010 Bản Chuẩn Từ Microsoft
2. Biết về lỗi thường thấy khi căn lề trong Excel để bạn không mất công in nhiều lần
Thông thường, Excel sẽ tự động căn lề tiêu chuẩn theo từng loại khổ giấy khác nhau. Trong trường hợp in trang tính ra mà thông tin trên giấy không đúng như các số đo đã tùy chỉnh thì lỗi là do bạn chưa thiết lập khổ giấy đúng.
Khắc phục ngay lỗi thiết lập khổ giấy như sau:
- Bước 1: Tại trang Excel, bạn chọn mục “Page Layout”, tiếp tục chọn “Size”. Sau đó chọn đúng khổ giấy bạn cần in.
- Bước 2: Vẫn trong mục “Page Layout”, bạn nhấp vào “Orientation” để chọn khổ giấy in là dọc hay ngang. Nếu in giấy ngang bạn chọn “Landscape” còn in khổ giấy dọc bạn chọn “Portrait”.
Trên đây là chi tiết cách căn lề trong Excel mà bạn đang muốn tìm hiểu. Phanmemgocvn tin chắc rằng việc in ấn trang tính của bạn sẽ không gặp bất cứ trục trặc nào khi mà bạn đã ghi nhớ tất cả chia sẻ của chúng tôi trong bài viết này.
Chúc bạn thành công!
